Custo por quilómetro: o número que quase nenhuma frota angolana sabe
Pergunte a um gestor de frota angolano quanto gasta em combustível por mês e ele responde na hora. Pergunte quanto custa cada quilómetro que a frota roda e vai ver um silêncio.
Não é incompetência. É que o número está partido em seis pedaços, guardados em seis sítios diferentes — e ninguém tem tempo para os juntar todos os meses à mão.
Porque é que este número manda em tudo
O custo por quilómetro é o único indicador que permite responder às perguntas que decidem dinheiro:
- Vale a pena aceitar este contrato? Se o cliente paga 900 Kz por quilómetro e a frota custa 1.100, o contrato dá prejuízo — e sem o número, o prejuízo só aparece no fim do ano.
- Esta viatura devia ser substituída? Uma viatura antiga com manutenção alta pode custar o dobro por quilómetro de uma nova, mesmo com a prestação incluída.
- Este condutor está a custar-me mais? Dois condutores, o mesmo percurso, custos por quilómetro diferentes. A diferença tem nome: ralenti, velocidade, travagens.
- Devo comprar ou alugar? Só se compara com o custo por quilómetro dos dois cenários.
Sem este número, todas estas decisões são tomadas por intuição. Às vezes a intuição acerta. O problema é não se saber quando.
A fórmula
Custo por quilómetro = (combustível + manutenção + pneus + depreciação + custos fixos + condutor) ÷ quilómetros do período
Escrito por palavras: soma tudo o que a frota custou num período e divide pelos quilómetros que rodou nesse período. A dificuldade nunca está na divisão. Está em ter as seis parcelas e os quilómetros do mesmo período, o que é quase impossível quando o combustível vem de um extracto do cartão frota, a manutenção de facturas em papel, e os quilómetros da memória do encarregado.
As seis parcelas, uma a uma
1. Combustível. A parcela maior, tipicamente entre 35% e 50% do total numa frota angolana. Vem do extracto do cartão frota ou dos recibos.
2. Manutenção. Revisões, avarias, mão de obra. Inclui o que não estava previsto — e é aí que a maioria das frotas se engana, porque orçamenta só as revisões.
3. Pneus. Separa-se da manutenção de propósito: gasta-se em função dos quilómetros e do modo de conduzir, não do calendário, e é o indicador mais rápido de condução agressiva.
4. Depreciação. O que a viatura perde de valor. Se a comprou por 20 milhões e a vai vender por 8 depois de 200.000 km, são 60 Kz por quilómetro só de depreciação — antes de gastar um litro.
5. Custos fixos. Seguro, imposto de circulação, inspecção, estacionamento, o rastreamento. Não variam com os quilómetros, mas entram no total.
6. Condutor. Salário, subsídios, formação. Numa frota com condutor dedicado, é frequentemente a segunda maior parcela.
Um exemplo, com números redondos
Dez viaturas ligeiras de distribuição, um mês, 28.000 quilómetros rodados no total. Os valores abaixo são ilustrativos — servem para mostrar a mecânica, não para citar como referência de mercado:
| Parcela | Mês (Kz) | Por km (Kz) | Peso |
|---|---|---|---|
| Combustível | 12.600.000 | 450 | 41% |
| Condutor | 7.000.000 | 250 | 23% |
| Depreciação | 4.200.000 | 150 | 14% |
| Manutenção | 3.360.000 | 120 | 11% |
| Fixos | 2.240.000 | 80 | 7% |
| Pneus | 1.400.000 | 50 | 5% |
| Total | 30.800.000 | 1.100 | 100% |
Custo por quilómetro: 1.100 Kz. Agora as perguntas ficam respondíveis. Um contrato a 950 Kz/km dá prejuízo. Um a 1.400 dá 27% de margem. E se o ralenti representa 12% do tempo de motor, há aproximadamente 54 Kz por quilómetro a queimar sem ninguém sair do lugar.
Onde é que a plataforma entra
Cinco das seis parcelas já existem na sua empresa. O que falta é o sítio onde se juntam e o denominador correcto.
Os quilómetros — o denominador. É a parte que só a plataforma dá com precisão, e é a que mais gente estraga. Quilómetros lidos do conta-quilómetros no fim do mês têm erro de memória, de arredondamento e de esquecimento. Quilómetros medidos por GPS têm o erro do intervalo de actualização: se a plataforma só recolhe posição a cada 30 segundos, a distância medida é a soma de linhas rectas entre pontos afastados, e vem sempre abaixo da real. Denominador menor, custo por quilómetro artificialmente maior. A GTRAX recolhe a cada dois segundos, e é por isso que essa frequência não é um detalhe técnico.
O combustível. O consumo estimado por viatura cruza-se com os abastecimentos do cartão frota. Onde os dois não fecham, aparece a diferença — e a diferença tem quase sempre uma explicação que interessa saber.
A manutenção, os pneus, os seguros e as multas. Registam-se por viatura no controlo de despesas, com data e valor. Deixam de viver em facturas soltas.
A depreciação, os fixos e o condutor. Estes são seus e continuam a ser: o valor de compra, o valor esperado de venda, o seguro, o salário. Entram uma vez e a plataforma usa-os no cálculo mensal.
O resultado é que o custo por quilómetro deixa de ser um exercício de fim de ano e passa a ser um número que se consulta — por viatura, por condutor, por mês. É o que o controlo de despesas faz.
Como começar, se nunca calculou
Não tente ter tudo. Comece com uma viatura e um mês.
- Escolha a viatura de que tem mais registos. Não a melhor nem a pior: a mais documentada.
- Junte os quilómetros do mês — da plataforma, não do conta-quilómetros.
- Some o combustível desse mês para essa viatura, do extracto do cartão.
- Some as facturas de manutenção e pneus do mês. Se não houve, ponha zero e anote que o mês foi atípico.
- Divida a depreciação anual por doze e os fixos anuais por doze.
- Divida tudo pelos quilómetros.
Vai ter um número imperfeito. Isso é bom — um número imperfeito que se corrige todos os meses vale infinitamente mais do que um número perfeito que nunca se calcula. Ao terceiro mês, a tendência já lhe diz mais do que o valor absoluto.
O erro que se repete
A tentação é comparar o seu custo por quilómetro com o de outra empresa. Não compare: as parcelas não são as mesmas, o tipo de viatura não é o mesmo, e ninguém publica a metodologia.
Compare-se consigo próprio. O custo por quilómetro de Março contra o de Fevereiro, desta viatura contra aquela, deste condutor contra a média da equipa. É aí que o número paga o trabalho de o calcular.
Se quiser ver como os quilómetros, o combustível e as despesas aparecem numa só página, o primeiro mês da plataforma é grátis — e o simulador devolve o valor para o número exacto de viaturas que tem.