Nove perguntas a fazer antes de assinar com um fornecedor de GPS

Uma demonstração de plataforma de gestão de frota é sempre boa. É feita por quem a conhece de cor, com dados escolhidos, numa viatura que está a andar numa zona com cobertura perfeita.

O que separa fornecedores não é a demonstração. É o que respondem por escrito a perguntas concretas — e é por isso que estas nove devem ir por email, não por telefone.

Escrevemo-las sabendo que também nos são feitas a nós. Está tudo bem: uma frota que faz estas perguntas é uma frota que fica.

1. De quanto em quanto tempo o aparelho transmite?

Exija o número em segundos. Se a resposta for «tempo real», insista.

E há aqui uma armadilha de linguagem que convém desarmar: há dois ritmos diferentes e muita gente mistura-os.

• O aparelho transmite ao servidor de X em X segundos.
• A plataforma actualiza o ecrã de Y em Y segundos.

Um fornecedor pode dizer-lhe «actualizamos a cada 2 segundos» a falar do mapa, e o aparelho estar a transmitir de minuto a minuto. As duas coisas são legítimas; misturá-las não é. Pergunte as duas.

Na GTRAX, o aparelho transmite a cada 10 segundos em andamento, 30 parado, e ainda sempre que a viatura muda de direcção — é este terceiro parâmetro que faz o traço seguir a rua em vez de cortar as curvas. O mapa actualiza a cada 2 segundos. Está explicado ao detalhe em os dois ritmos.

2. As recargas do cartão SIM estão incluídas?

Se não estiverem, tem uma segunda factura todos os meses que não estava na proposta.

E há um efeito pior do que o custo: quando é o cliente que paga os dados, existe um incentivo silencioso para o aparelho transmitir menos vezes. Menos transmissões, menos dados, conta mais baixa — e uma frota com pior informação sem ninguém ter decidido isso.

3. Há escalões de funcionalidade?

Se sim, pergunte quais é que faltam no plano que lhe estão a propor.

A divisão em escalões parece justa e não é: quem tem cinco viaturas — e é quem mais precisa de controlar custos — fica precisamente sem as ferramentas de controlar custos. Relatórios e geocercas costumam ser as primeiras a subir de escalão.

4. Quantos utilizadores posso ter, e com que permissões?

Uma frota não é uma pessoa. O director quer o resumo, o encarregado quer as suas viaturas, o cliente do aluguer quer ver só a viatura dele enquanto durar o contrato.

Se a plataforma cobrar por utilizador, ou só permitir um login partilhado, vai acabar com a palavra-passe do administrador em cinco telemóveis. Isso não é uma questão de comodidade: é de responsabilidade, porque depois ninguém sabe quem cortou o motor.

5. Durante quanto tempo fica o histórico disponível?

Em dias, por escrito.

O histórico é o que permite responder à reclamação de um cliente três semanas depois, ou provar que a viatura esteve onde diz que esteve. Se o prazo for curto, pergunte se pode ser alargado e a que custo — a resposta diz-lhe se a plataforma foi desenhada para guardar ou para mostrar.

6. Os relatórios exportam? E podem ser agendados?

Exportar para Excel ou CSV parece detalhe até ao dia em que precisa de cruzar os quilómetros com a factura do cartão frota.

E o agendamento muda o hábito: um relatório que chega por email todas as segundas às oito é lido; um relatório que exige entrar na plataforma e configurar filtros é lido no primeiro mês e nunca mais.

7. A instalação e a formação estão no preço?

São duas perguntas, e convém separá-las.

A instalação: está incluída? Em que condições — mesmo dia, mesmo local? Quanto custa se a frota estiver repartida?

A formação: existe? É presencial? É feita com as suas viaturas ou é uma demonstração genérica?

Comprar a ferramenta e não comprar a formação é o erro mais caro que se comete nestes projectos. Vê-se em todo o lado: um sistema excelente, licenças pagas, três pessoas a usar 10% dele porque ninguém lhes mostrou o resto.

8. A factura é emitida por software certificado pela AGT?

Não é detalhe fiscal: é um sinal sobre a empresa.

Um fornecedor que emite factura-recibo por software certificado está estruturado e vai continuar cá. Um que emite um recibo em Word está a dizer-lhe outra coisa sobre a relação que vai ter consigo daqui a dois anos, quando precisar de assistência.

9. O que acontece nos períodos sem cobertura de rede?

Esta é a mais reveladora das nove.

Uma resposta honesta reconhece que existem e explica o que o sistema faz: o aparelho guarda as posições e envia-as quando reencontra sinal, e esses períodos aparecem identificados no relatório.

Uma resposta que diz que nunca há falhas de sinal em Angola está a vender-lhe uma coisa que não existe. E se mente sobre isso, terá de mentir outra vez quando a frota atravessar uma zona sem rede e o mapa mostrar uma linha recta impossível entre dois pontos.

Num país com as distâncias que Angola tem, um vazio explicado é informação. Um vazio escondido é uma surpresa à espera de acontecer.

Duas perguntas extra, se a frota for grande

Acima de cem viaturas, acrescente estas:

Posso ligar a plataforma aos meus sistemas? Ao ERP, ao software de facturação, ao de manutenção. Se a resposta for «temos API», pergunte se está documentada e se custa alguma coisa.

Onde estão guardados os dados? Não «na cloud» — em que país. Para muitas organizações em Angola isto passou a ser requisito, e há uma versão da plataforma que corre em servidores no país precisamente por causa disso.

Como usar esta lista

Envie-a por email, tal e qual, a cada fornecedor que estiver a considerar. Peça as respostas por escrito.

Não é falta de confiança: é a forma mais rápida de comparar propostas que, de outro modo, chegam em formatos diferentes e comparam-se mal. E quem responder depressa e com números concretos já lhe disse muito sobre como vai ser trabalhar com essa empresa.

Se quiser as nossas respostas antes de perguntar, estão espalhadas pelo site — os preços, a ficha técnica dos aparelhos, e o que a plataforma faz. E o primeiro mês é grátis e sem compromisso, que é a única resposta que não precisa de acreditar em nós para verificar.