Gerir a frota · artigo 19 de 28
Despesas e custo por quilómetro
Como lançar custos por categoria, do combustível às multas, e obter o custo por quilómetro de cada viatura. Com o que entra sozinho e o que se escreve.
O livro de custos da frota. Serve para responder à pergunta que decide substituições: quanto custa, por quilómetro, cada viatura desta frota?
Lançar uma despesa
- Abre Despesas → ＋.
- Escolhe a viatura, a data e a categoria.
- Escreve o valor em Kz e uma descrição curta — «2 pneus dianteiros» chega.
As categorias
Combustível · Manutenção · Peças / pneus · Portagens · Multas · Seguro · Imposto · Lavagem · Outros.
São fixas de propósito. Categorias livres viram vinte nomes para a mesma coisa em três meses, e o resumo deixa de somar o que devia.
O que entra sozinho
Os abastecimentos com valor preenchido entram automaticamente na categoria Combustível, marcados como auto. Ver Combustível.
É o erro mais comum deste módulo: registar o abastecimento em Combustível e lançar a factura outra vez em Despesas. O custo por quilómetro sai a dobrar e ninguém percebe porquê durante semanas. Os lançamentos automáticos têm a marca auto — se já lá está, não se repete.
Custo por quilómetro
É o total de despesas do período dividido pelos quilómetros percorridos no mesmo período. Depende de duas coisas estarem certas:
- todas as despesas lançadas — um mês com metade das facturas por lançar dá um Kz/km artificialmente baixo;
- o odómetro validado — quilómetros a menos inflacionam o custo.
Para que serve na prática
Comparar viaturas iguais entre si. Duas carrinhas do mesmo modelo, na mesma rota, com custos por quilómetro muito diferentes, é uma pergunta que vale dinheiro — condução, estado mecânico, ou desvio.
O relatório Livro de custos / TCO Kz/km põe isto numa folha por viatura e por período, pronta para a direcção.
Moeda e IVA
Os valores são em Kwanza. Lança-se o valor como foi pago — a plataforma não faz contabilidade nem separa IVA; é um livro de custos operacional, não um sistema de facturação.